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Dans une entreprise, il y a toujours un Chef de projet qui orchestre les différentes actions et démarches pour mener à bien un projet. Qu’il s’agisse d’une entreprise qui opère dans des services ou dans la fabrique de produits, la gestion de projet est opérationnelle pour diriger une équipe et manager un programme ou réaliser une commande. Une bonne gestion de projet doit passer par des étapes incontournables et ordonnées.
En quoi consiste une gestion de projet ?
La gestion de projet concerne tous les dispositifs, toutes les ressources et les approches pour la réalisation d’un projet, depuis sa conception à la livraison aux clients. La gestion de projet est sollicitée par les chefs de projet, ceux qui pilotent et orchestrent le projet. La gestion de projet est conçue pour un projet, ce qui lui donne, généralement, un caractère unique et plutôt temporaire.
Les 4 phases de la gestion de projet
La gestion de projet comporte 4 phases qui composent tout le cycle de vie de ce concept, dès le début de la conception du projet jusqu’à son achèvement.
La phase de lancement
C’est la première étape de la gestion de projet. Cette phase permet de définir le besoin du client, celui de l’entreprise et l’objectif du projet. La phase de lancement concerne :
- Les études de faisabilité du projet en tant que tel
- L’identification de l’étendue et de l’impact du projet
- La définition des résultats, qu’il s’agisse d’un service ou d’un produit
- L’identification des intervenants et la description des tâches.
La planification du projet
Lorsque le Chef de projet est sûr que le projet est tout à fait faisable, la phase de planification pourrait être entamée. C’est pendant cette étape que le projet est divisé en plusieurs tâches. C’est aussi pendant la planification que l’équipe sera structurée et que l’exécution de toutes les missions seront organisées. Il est important de scinder la mission en petites tâches, réalisables pour un délai moins important.
Pendant la planification, le Chef de projet aura à :
- Etablir un plan de projet en mettant sur pied un calendrier, l’accommoder aux différentes tâches et phases ainsi que les éventualités
- Concevoir un diagramme de workflow, un dispositif facilitant la lecture de l’outil permettant alors aux collaborateurs de mieux saisir leurs rôles
- Evaluer le budget à allouer pour chaque tâche ainsi que pour tout le projet
- Réunir toutes les ressources, matérielles, financières et humaines
- Prévoir les risques et les incidents qui pourraient compromettre le déroulement et le délai du projet
- Organiser une réunion de lancement qui permet de concerter avec toute l’équipe sur les principales activités et les grandes étapes du projet.
La phase d’exécution
Les plans du Chef de projet ont été validés par l’entreprise. Toutes les parties prenantes ont également approuvé les démarches. La réalisation du projet va être entamée dans cette phase d’exécution.
Pendant la phase d’exécution, les impératifs sont les suivants :
- La création des tâches et la planification des activités. Il est important de savoir choisir les responsables à qui seront assignées les tâches et proportionner le volume de travail selon l’aptitude de chacun
- L’information en continu sur les missions à remplir et sur les tâches à accomplir. Toutes les informations doivent être à la disposition de toute l’équipe, mais des formations peuvent être également prodiguées si nécessaire
- La communication sur le déroulement du projet auprès des collaborateurs, des clients et de la direction de l’entreprise
- Le contrôle de l’état du travail en vérifiant le respect du temps d’exécution et de la qualité des tâches
- La gestion de l’enveloppe financière attribuée à chaque tâche ainsi que les autres ressources affectées au projet.
La clôture du projet
Le projet est maintenant achevé, la phase de clôture est entamée. L’équipe a rempli ses missions, mais le Chef de projet aura encore du pain sur la planche, car il doit encore évaluer les résultats et expertiser le déroulement du projet. A la fin du projet, le Chef de projet doit :
- Evaluer la qualité du projet en vérifiant si son déroulement a respecté le délai, le budget et l’achèvement de chaque tâche
- Evaluer l’expertise de l’équipe en analysant la performance de chaque collaborateur dans l’exécution de ses missions
- Mettre sous document la clôture du projet en constatant la complétion du projet
- Effectuer un constat après réalisation pour orienter les autres projets à venir
- Chiffrer le budget dont on a fait usage ou non. Les ressources qui n’ont pas été utilisées peuvent servir pour d’autres projets.
