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Organiser une réunion ou une formation en entreprise peut demander un peu d’organisation. C’est un exercice particulier et ce n’est pas simple à la fois de capter facilement l’attention et de mener à bien les objectifs de la réunion. C’est d’autant plus compliqué lorsque l’on est dans une grande entreprise et que les personnes concernées sont nombreuses. Pour installer une bonne ambiance et mener à bien cette journée, il y a quelques conseils à suivre. On vous guide.
Établir l’ordre du jour
On commence par des choses évidentes, mais qui sont toujours bonnes à rappeler. Il peut y avoir de nombreuses réunions en entreprise, alors il est important de bien pouvoir les distinguer et comprendre leurs buts. Pour cela, il est impératif d’établir en amont l’ordre du jour de la réunion. On peut transmettre cet ordre du jour, c’est-à-dire le sujet de la réunion, au moment des invitations par exemple. Ainsi, tout le monde saura à l’avance de quoi il s’agit et pourra même s’y préparer avec des questions ou des sujets à aborder en rapport avec l’ordre du jour.
Le choix du lieu de réunion
Le lieu de réunion est important, au-delà de devoir être pratique pour accueillir tout le monde, le lieu doit refléter l’importance de la réunion. Il faut que le lieu soit convenable pour accueillir les participants dans les meilleures conditions. Pour une réunion capitale, évitez la salle de réunion habituelle et choisissez une salle adaptée à des besoins multiples. C’est aussi l’occasion de retrouver les participants dans un autre contexte.
Lorsque l’on est dans une grande entreprise et que les besoins sont en conséquence, on peut passer par des sociétés externes, qui peuvent louer leurs services. Ainsi, on peut faire sa réunion et bénéficier de services appropriés. C’est le moment de mettre les participants dans un cadre agréable. On peut par exemple proposer des boissons, des amuse-gueules et même se faire livrer des plateaux-repas à Lyon ou à Paris par exemple.
Désigner un animateur
La difficulté de la réunion est de réussir à l’encadrer sans perdre l’attention des participants. Pour cela, il faut réussir à orienter les discussions, rester dans le thème fixé et recadrer les éventuels débordements. Ce n’est pas une mission facile, c’est pour cela qu’il vaut mieux décider à l’avance de la personne la plus à même de diriger la réunion. Il s’agit généralement d’un cadre ou d’un dirigeant, qui est à l’aise avec des fonctions de management.
Prévoir un récapitulatif et un suivi
Ce qui va se dire et se faire en réunion est important, mais encore faut-il en prendre bonne note ou même mettre en application des consignes. Ainsi, pour que la réunion soit efficace, il faut faire un compte rendu de ce qu’il s’est dit et le transmettre à chacun des participants. Une personne doit se charger durant la tenue de la réunion de prendre en note les évènements et les informations afin de les retransmettre une fois l’exercice terminé. C’est un moyen de garder une trace de ce qui a été fait, mais aussi de suivre les éventuelles mesures qui ont été décidées.
